v PENDAHULUAN
Setiap organisasi baik organisasi public
maupun swasta memiliki tujuan yang hendak dicapai. Untuk mencapai tujuan
organisasi tersebut diperlukan strategi yang dijabarkan dalam bentuk
program-program atau aktivitas.
Organisasi memerlukan sistem pengendalian
manajemen untuk memberikan jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secara
efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Dengan
tercapainya sebuah tujuan, manajemen organisasi dapat mengukur bagaimana
kinerjanya selama proses hinggga tujuan itu dapat tercapai dan dapat menilai
apakah manajemen itu sudah bekerja dengan baik. Dalam hal ini tujuan dari
Akuntansi Sektor Publik tidak untuk mencari keuntungan melainkam pelayanan
terhadap masyarakat.
v PEMBAHASAN
A.
Pengendalian
Manajemen
Pengendalian manajemen diperlukan untuk
menjamin terlaksananya strategi organisasi secara efektif dan efisien.
Pengendalian manajemen meliputi beberapa aktivitas, yaitu :
1.
Perencanaan,
2.
Koordinasi antar
berbagai bagian dalam organisasi,
3.
Komunikasi
informasi,
4.
Pengambilan
keputusan,
5.
Memotivasi
orang-orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi,
6.
Pengendalian, dan
7.
Penilaian
kinerja.
Sistem pengendalian manajemen sektor
publik berfokus bagaimana melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan
efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Sistem pengendalian manajemen
tersebut harus didukung dengan perangkat yang lain berupa struktur organisasi
yang sesuai dengan tipe pengendalian manajemen yang digunakan, manajemen sumber
daya manusia, dan lingkungan yang mendukung.
Struktur organisasi harus sesuai dengan
desain sistem pengendalian manajemen, karena sistem pengendalian manajemen
berfokus pada unit-unit organisasi sebagai pusat pertanggungjawaban.
Pusat-pusat pertanggungjawaban tersebut merupakan basis perencanaan,
pengendalian, dan penilaian kerja.
Sistem Pengendalian Manajemen didukung pula oleh :
1.
Struktur
organisasi yang sesuai dengan tipe pengendalian manajemen kerena Sistem
Pengendalian Manajemen berfokus pada unit-unit organisasi sebagai
responsibility centers yang mirip basis perencanaan, pengendalian dan penilaian
kinerja.
2.
Manajemen SDM,
yang dilakukan sejak proses seleksi dan rekruitmen, training, pengembangan,
promosi, dan pemberhentian karyawan.
3.
Lingkungan yang
mendukung, meliputi kestabilan politik, ekonomi, sosial, keamanan, dsb.
B.
Tipe Pengendalian
Manajemen
Tipe pengendalian manajemen dapat
dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:
1.
Pengendalian
preventif (preventive control). Pada tahap ini pengendalian manajemen terkait
dengan perumusan strategi dan perencanaan strategik yang dijabarkan dalam
bentuk program-program.
2.
Pengendalian
operasional (operational control). Pada tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui
alat berupa anggaran.
3.
Pengendalian
kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja
berdasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.
C.
Struktur
Pengendalian Manajemen
Struktur organisasi termanifestasi dalam
bentuk struktur pusat pertanggungjawaban (responsibility centers). Tujuan
dibuatnya pusat-pusat pertanggungjawaban tersebut adalah:
1.
Sebagai basis
perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja manajer dan unit organisasi
yang dipimpinnya:
2.
Untuk memudahkan
mencapai tujuan organisasi;
3.
Memfasilitasi
terbentuknya goal congruence;
4.
Mendelegasikan
tugas dan wewenang ke unit-unit yang memiliki kompetensi sehingga mengurangi
beban tugas manajer pusat;
5.
Mendorong
kreativitas dan daya inovasi bawahan;
6.
Sebagai alat
untuk melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien; dan
7.
Sebagai alat
pengendalian anggaran.
Tanggung jawab manajer pusat
pertanggungjawaban adalah untuk menciptakan hubungan yang optimal antara sumber
daya input yang digunakan dengan output yang dihasilkan dikaitkan dengan target
kinerja. Input diukur dengan jumlah sumber daya yang digunkan, sedangkan output
diukur dengan jumlah produk/output yang dihasilkan.
Empat jenis Pertanggungjawaban (responsibility
centers), yaitu
1.
Expense Center;
responsibility center yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan biaya yang
telah dikeluarkan. Pada sektor publik, output seringkali ada tetapi tak dapat
diukur atau hanya dapat diukur secara fisik dan tidak dalam nilai rupiah.
Contoh pusat biaya tersebut adalah Departemen Produksi, Dinas sosial, dan Dinas
Pekerjaan Umum.
2.
Revenue Center;
responsibility center yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan pendapatan
yang dihasilkan. Misalnya Dispenda dan Departemen pemasaran.
3.
Profit Center; responsibility
center yang menandingkan input (expense) dengan output (revenue) dalam satuan
moneter. Kinerja manajer dinilai berdasarkan laba yang diperoleh. Misalnya
BUMN/D, obyek pariwisata milik Pemda, bandara, dan pelabuhan.
4.
Investment
Center; responsibility center yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba
yang dihasilkan dikaitkan dengan investasi yang ditanamkan pada responsibility
center yang dipimpinnya. Contohnya: Dapartemen Riset dan Pengembangan, dan
Balitbang.
Pengandalian
manajemen berfokus pada responsibility centers, karena responsibility centers
merupakan alat untuk melaksanakan strategi dan program yang telah diseleksi
melalui proses perencanaan strategik.
Manajer pusat pertanggungjawaban, sebagai
budget holder, memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan anggaran. Pusat
pertanggungjawaban memperoleh sumber daya input berupa tenaga kerja, material,
dan sebagainya yang dengan input tersebut diharapkan dapat menghasilkan output
dalam bentuk barang atau pelayanan pada tingkat kuantitas dan kualitas
tertentu. Pengendalian anggaran meliputi pengukuran terhadap output dan belanja
yang riil dilakukan dibandingkan dengan anggaran. Adanya perbedaan atau varians
antara hasil yang dicapai dengan yang dianggarkan kemudian dianalisis untuk
diketahui penyebabnya dan dicari siapa yang bertanggungjawab atas terjadinya
varians tersebut, sehingga dapat segera dilakukan tindakan korektif.
Tiap-tiap pusat pertanggungjawaban
bertugas untuk melaksanakan program atau aktivitas tertentu, dan penggabungan
program-program dari tiap-tiap pusat pertanggungjawaban tersebut seharusnya
mendukung program pusat pertanggungjawaban pada level yang tinggi, sehingga
pada akhirnya tujuan umum organisasi dapat tercapai.Setiap jenis pusat
pertanggungjawaban membutuhkan data mengenai belanja (pengeluaran) yang telah
dilakukan dan output yang dihasilkan selama anggaran. Laporan kinerja disiapkan
dan dikirimkan ke semua level manajemen unutk dievaluasi kinerjanya, yaitu
dibandingkan antara hasil yang telah dicapai dengan anggaran.
Pusat pertanggungjawaban dapat berfungsi
sebagai jembatan untuk dilakukannya bottom-up budgeting atau participative
budgeting. Karena pusat pertanggungjawaban mengemban fungsi sebagai budget
holder, maka proses penyiapan dan pengendalian anggaran harus menjadi fokus
perhatian manajer pusat pertanggungjawaban. Keberdaan departemen anggaran dan
komite anggaran pada pusat pertanggungjawaban sangat perlu untuk membantu
terciptanya anggaran yang efektif.
Pusat pertanggungjawaban merupakan alat
yang sangat vital untuk pelaksanaan dan pengendalian anggaran. Selain itu,
pusat pertanggungjawaban merupakan basis pengukuran kinerja, yaitu pembandingan
antara apa yang telah dicapai oleh unit organisasi dengan anggaran yang telah
ditetapkan.
D.
Proses
Pengendalian Manajemen Sektor Publik
Proses pengendalian manajemen pada
organisasi sektor publik dapat dilakukan dengan menggunakan saluran komunikasi
formal maupun informal. Saluran komunikasi formal terdiri dari aktivitas formal
dalam organisasi yang meliputi: (1) perumusan strategi (strategy formulation),
(2) perencanaan strategik (strategic planning), (3) penganggaran, (4)
operasional (pelaksanaan anggaran), dan (5) evaluasi kinerja. Saluran
komunikasi informal dapat dilakukan melalui komunikasi langsung, pertemuan informal,
diskusi, atau melalui metoda management by walking around.
Sistem pengendalian manajemen hendaknya
dapat menjadi jembatan dalam mewujudkan adanya goal congruence, yaitu
keselarasan antara tujuan organisasi dengan tujuan personal.
Faktor-faktor yang mempengaruhi goal
congruence tersebut dapat dikategorikan dalam dua kelompok, yaitu faktor
pengendalian formal dan faktor informal. Faktor pengendalian formal misalnya
adalah sistem pengendalian manajemen, sistem aturan (rules of the game), dan
reward & punishment system. Sementara itu, faktor informal terdiri atas
faktor eksternal dan internal. Faktor pengendalian informal yang bersifat
eksternal, misalnya etos kerja dan loyalitas karyawan, sedangkan yang bersifat
internal misalnya: kultur organisasi (organitation culture), gaya manajemen
(management style), dan gaya komunikasi(communication style).
·
Perumusan
strategi (Strategy Formulation)
Perumusan strategi adalah proses
penentuan visi, misi, tujuan, sasaran, target (outcome), arah dan kebijakan,
serta strategi organisasi. Perumusan strategi merupakan tugas dan tanggung
jawab manajemen puncak (top management). Perumusan strategi dapat bersifat
tidak sistematis dan tidak harus kaku.
Perumusan strategi yang dihasilkan dari
proses perumusan srategi merupakan strategi global (makro) atau dalam
perusahaan disebut corporate level strategy. Strategi makro tersebut kemudian
dijabarkan (break down) menjadi strategi lebih mikro dalam bentuk
program-program, kegiatan, atau proyek.
Strategi organisasi ditetapkan untuk memberikan
kemudahan dalam mencapai tujuan organisasi. Salah satu metode penentuan
strategi adalah dengan menggunakan analisis SWOT (strength, weakness,
opportunity, threat). Analisis SWOT dikembangkan dengan menganalisis faktor
internal oragnisasi yang menjadi kekuatan dan kelemahan organisasi (care
competence) dan memperhitungkan faktor eksternal berupa ancaman dan peluang.
Berdasarkan analisis SWOT tersebut, organisasi dapat menentukan strategi
terbaik untuk mencapai tujuan organisasi.
·
Olsen dan Eadie (1982)
menyatakan bahwa proses perumusan strategi terdiri atas lima komponen dasar,
yaitu:
ü Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang
dirumuskan oleh manajemen eksekuitf organisasi dan memberikan rerangka
pengembangan strategi serta target yang akan dicapai.
ü Analisis atau scanning lingkungan, terdiri dari
pengidentifikasian dan pengukuran (assessment) faktor-faktor eksternal yang
sedang dan akan terjadi dan kondisi yang harus dipertimbangkan pada saat
merumuskan strategi organisasi.
ü Profil internal dan audit sumber daya, yang
mengidentifikasi dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi dalam hal
berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan strategik.
ü Perumusan, evaluasi, dan pemilihan strategi.
ü Implementasi dan pengendalian rencana strategik.
Sementara itu Bryson (1995) membuat model delapan
langkah untuk memfasilitasi proses perumusan strategi, yaitu:
1.
Memulai dan
menyetujui proses perencanaan strategik.
2.
Identifikasi apa
yang menjadi mandat organisasi.
3.
Klarifikasi misi
dan nilai-nilai organisasi.
4.
Menilai
lingkungan eksternal (peluang dan ancaman)
5.
Menilai
lingkungan internal (kekuatan dan kelemahan)
6.
Identifikasi isu
strategik yang sedang dihadapi organisasi.
7.
Perumusan
strategi untuk me-manage isu-isu.
8.
Menetapkan visi
organisasi untuk masa depan.
·
Perencanaan
Strategik (Strategic Planning)
Sistem pengendalian manajemen diawali
dari perencanaan strategik (strategic plannig). Perencanaan strategik adalah
proses penentuan program-program, aktivitas, atau proyek yang akan dilaksanakan
oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan
dibutuhkan.
Perbedaannya dengan perumusan strategi
adalah perumusan strategi merupakan proses untuk menentukan strategi, sedangkan
perencanaan strategik adalahproses menentukan bagaimana mengimplementasikan
strategi tersebut. Hasil perencanaan strategik berupa rencana-rencana
strategik. Perencanaan strategik merupakan proses menurunkan strategi dalam
bentuk program-program.
Manfaat perencanaan strategik bagi organisasi
Perencanaan strategik sangat penting bagi
organisasi. Manfaat perencanaan strategik bagi organisasi, antara lain:
1.
Sebagai sarana
untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektf,
2.
Sebagai sarana
untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan strategi yang telah ditetapkan,
3.
Sebagai sarana
untuk memfasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yang optimal (efektf dan
efisien),
4.
Sebagai rerangka
untuk pelaksanaan tindakan jangka pendek (short term action),
5.
Sebagai sarana
bagi manajemen untuk dapat memahami strategi organisasi secara lebih jelas, dan
6.
Sebagai alat
untuk memperkecil rentang alternatif strategi.
Tujuan utama perencanaan strategik adalah
untuk meningkatkan komunikasi antara manajer puncak dengan manajer level
bawahnya. Adanya komunikasi ini akan memungkinkan terjadi persetujuan antara
manajer puncak dengan manajer level bawah mengenai strategi terbaik untuk
mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan. Hal ini akan mendorong terwujudnya
goal congruence.
Mengubah Perencanaan Strategik Menjadi Tindakan Nyata
Perencanaan strategik bukan merupakan
hasil akhir yang final. Perencanaan strategik perlu ditranslasikan dalam bentuk
tindakan-tindakan konkrit. Maka dari itu, perencanaan strategik harus didukung
oleh hal-hal berikut:
1.
Struktur
pendukun, baik secara majerial maupun political will;
2.
Proses dan
praktik implementasi di lapangan; dan
3.
Kultur
organisasi.
Struktur organisasi hendaknya dapat
mendukung pelaksanaan strategi. Oleh karena itu, perlu dilakukan
restrukturisasi dan reoragnisasi (institutional reform) agar selaras dengan
strategi dan desain sistem pengendalian manajemen. Restrukturisasi tersebut
didasarkan pada prinsip:
1.
Perubahan
struktur organisasi hendaknya dapat meningkatkan kapasitas untuk mencapai
strategi yang efektif.
2.
Pimpinan
eksekutif bertanggung jawab untuk melaksanakan strategi dan arahan kebijakan
hingga level bawah.
3.
Dewan bertanggung
jawab secara kolektif untuk merencanakan strategi, kebijakan dan otorisasi
alokasi sumber daya, dan menilai kinerja manajemen (eksekutif).
Perencanaan strategik tidak akan efektif
jika prosedur dan sistem pengendalian tidak sesuai dengan strategi. Harus ada
kejelasan wewenang dan tanggung jawab, pendelegasian wewenang dan tugas. Selain
itu harus didukung dengan adanya regulasi keuangan, pengendalian personel, dan
manajemen kompensasi yang jelas dan fair.
·
Penganggaran
Tahap penganggaran dalam proses
pengendalian manajemen sektor publik merupakan tahap yang dominan. Proses
penganggaran pada organisasi sektor publik memiliki karakteristik yang agak
berbeda dengan penganggaran pada sektor swasta. Perbedaan tersebut terutama
adalah adanya pengaruh politk dalam proses penganggaran.
·
Peniliaian
Kinerja
Penilaian kinerja adalah tahap akhir dari
proses pengendalian manajemen, yang merupakan bagian dari proses pengendalian manajemen
yang dapat digunakan sebagai alat pengendalian. Pengendalian manajemen melalui
sistem penilaian kinerja dilakukan dengan cara menciptakan mekanisme reward
& punishment. Sistem pemberian penghargaan (rewards) dan hukuman
(punishment) digunakan sebagai pendorong bagi pencapaian strategi. Bentuk
reward dpt berupa:
1.
Finansial, berupa
kenaikan gajiii, bonus, dan tunjangan
2.
Nonfinansial,
berupa pshycological reward dan social reward. Misalnya promosi jabatan,
penambahan tanggung jawab dan kepercayaan, otonomi yang lebih besar, penempatan
kerja di tempat yg lebih baik, dan pengakuan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar