KONSEP-KONSEP DASAR
v Pengendalian
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat
repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas.
Pengendalian Manajemen merupakan proses dengan para
manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan
strategi organisasi.
Unsur-unsur sistem pengendalian manajemen meliputi
perencanaan strategis, pembuatan anggaran, alokasi sumber daya, pengukuran, evaluasi
dan penghargaan atas kinerja, alokasi pusat tanggung jawab dan penetapan harga
transfer.
Suatu
organisasi juga harus dikendalikan yaitu harus ada perangkat-perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Setiap
sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen
yaitu:
- Pelacak (detector) untuk mengukur apa
yang terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
- Penilai (assessor) untuk menentukan
signifikansi dari peristiwa actual.
- Effector yang mengubah perilaku jika penilai mengindikasikan kebutuhan
untuk melakukan hal tersebut.
- Jaringan komunikasi
untuk meneruskan informasi antaradetector dan assessor
dan antara assessor dan
effector.
v Manajemen
Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang
yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi dipimpin
oleh satu hierarki manajemen, yaitu:
- Chief excecutive
officer pada posisi puncak, yang memutuskan
keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut untuk
mencapai tujuannya.
- Para manajer unit bisnis, departemen, bagian
dan sub unit lainnya yang memformulasikan strategi tambahan yang
memungkinkan untuk memperluas tujuan-tujuan ini.
Perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian manajemen dengan
proses yang lebih sederhana:
- Standar tidaklah ditetapkan terlebih dahulu
tetapi merupakan proses perencanaan yang sadar. Proses pengendalian dalam
suatu organisasi meliputi perencanaan.
- Pengendalian
manajemen tidak bersifat otomatis. Manajer harus melakukan fungsi assessor, memutuskan dirinya sendiri apakah perbedaan hasil actual
dengan standar cukup signifikan untuk membenarkan tindakan dengan
demikian tindakan apa yang akan diambil. Manajer harus berinteraksi
sedikitnya dengan satu orang untuk melakukan perubahan.
- Pengendalian
manajemen memerlukan koordinasi antar individu karena setiap organisasi terdiri dari banyak bagian yang terpisah dan pengendalian
manajemen harus memastikan setiap bagian bekerja
secara harmonis.
- Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan
tindakan ke ditetapkannya tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil
yang diinginkan mungkin tidak jelas.
- Banyak pengendalian manajemen bersifat
pengendalian diri sendiri.
v Sistem
Suatu system merupakan suatu cara tertentu dan
bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau
kelompok aktivitas. Karakteristik dari sistem berupa rangkaian langkah yang
berirama, terkoordinasi dan berulang. Jika suatu sistem menjamin
tindakan tepat untuk semua situasi maka manajer manusia
tidak diperlukan lagi.
BATAS-BATAS PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengendalian manajemen berada di tengah-tengah
antara formulasi strategi dan pengendalian tugas. Pengendalian manajemen
merupakan proses yang mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lain
untuk mengimplementasikan strategi organisasi.
Aspek pengendalian manajemen :
- Kegiatan pengendalian manajemen
Kegiatannya
meliputi merencanakan, menkoordinasi, mengomunikasikan, mengevaluasi, memutuskan dan mempengaruhi. Pengendalian manajemen
melibatkan situasi masa depan sehingga jika seorang
manajer rencana yang lebih baik maka dapat melakukan
dengan cara tersebut, dan tidak menggunakan rencana awalanya.
- Keselarasan tujuan
Keselarasan
tujuan memungkinkan menggunakan tujuan seorang anggota untuk mencapai tujuan organisasi asalkan tujuan anggota tersebut konsisten dengan
tujuan organisasi tersebut.
- Perangkat penerapan strategi
Penegdalian
manajemen merupakan perangkat menajer dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Pengendalian tersebut denga struktur
organisasi yang memisahkan peranan, hubungan pelaporan
dan tanggung jawab.
- Tekanan finansial dan nonfinansial
Sistem
pengendalian manajemen mengukur kinerja finansial yang fokus pada hasil- hasil moneter dst dan non finansial yang meliputi mutu produk, pangsa
pasar, kepuasan pelanggan dan semangat kerja karyawan.
- Bantuan dalam mengembangkan strategi baru
Informasi
yang bersifat nonfinansial dapat memberikan dasar pengambilan strategi baru
yang disebut pengendalian interaktif. Pengendalian ini mengundang perhatian
manajemen pada pengembangan baik negatif maupun positif dalam pengembangan strategi
baru.
v Perumusan
Strategi
Formulasi strategi merupakan proses memutuskan
tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai
tujuan. Tujuan itu tidak memiliki jangka waktu dimana tujuan tersebut akan
tetap ada sampai tujuan tersebut diubah. Strategi
menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi
yang diinginkan oleh manajemen senior. Strategi baru dapat muncul karena
ancaman sebagai tindakan dalam menghadapi ancaman atau
memanfaatkan kesempatan yang ada. Gagasan dapat muncul
dari siapa saja, jadi tanggungjaawab lengkap dalam formulasi strategi seharusnya tidak pernah dibebankan kepada seseorang atau satu
unit saja.
v Pengendalian
Tugas
Adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang
spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian
tugas berorientasi pada transaksi—hal tersebut melibatkan kinerja dari tugas individu sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam
proses pengendalian manajemen. Banyak kegiatan
pengendalian tugas yang bersifat ilmiah yaitu keputusan optimal
atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali
kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam
batasan yang dapat diterima. Sebagian besar informasi
dalam sebuah organisasi merupakan informasi pengendalian tugas, contohnya: jumlah pesanan barang oleh pelanggan, berat bahan baku, dan
jumlah unit komponen yang digunakan untuk menghasilkan
produk, dsb. Aktivitas tertentu yang telah dilakukan oelh
manajer sekarang diotomatisasikan dan telah menjadi aktivitas pengendalian
tugas. Pergeseran ini dari pengendalian manajemen menjadi
pengendalian tugas ini membebaskan waktu manajer untuk
kegiatan manajemen lainnya tanpa menghapuskan posisi manajer
tersebut.
Ø Perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian
manajemen :
Banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah,
sementara pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu.
Dalam pengedalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manager lainnya
dalam pengendalian tugas, manusia tidak terlbat sama sekali (sebagaimana dalam
beberapa proses produksi yang terotomartisasi) atau interaksinya adalah antara
seorang manajer dan non manajer.
Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para
manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus
dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas berhubungan
dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak
sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.
v Dampak
Internet terhadap Pengendalian Manajemen
Revolusi informasi dimulai dengan penemuan
telepon oleh Alexander Graham Bell di akhir abad
ke-19. Pesatnya revolusi informasi dipercepat dengan penemuan computer yang
memperolah momentum besar pada tahun 1990-an dengan hadirnya
internet. Internet menyediakan manfaat utama yang tidak
didapat dari telepon, antara lain:
·
Akses secara mudah dan cepat
·
Komunikasi multi-target
·
Komunikasi berbiaya rendah
·
Kemampuan menampilkan citra tertentu
·
Pergeseran kekuatan dan kendali individu
Dengan manfaat-manfaat ini Internet secara
dramatis telah mengubah aturan permainan dalam bisnis ke sector
konsumen individual. Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif,
tetapi Internet tidak dapat menggantikan proses
fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Ketersediaan
akses data secara elektronis ke database hanya memberikan kontribusi kecil
pada penilaian yang diperlukan untuk mendesain dan
mengoperasikan suatu system pengendalian yang optimal.
Penilaian tersebut meliputi:
- Memahami nilai relative dari pentingnya
keanekaragaman, dan terkadang bersaing dalam tujuan yang mendorong
individu untuk bertindak.
- Penyelarasan tujuan dari beragam individu
dengan organisasi
- Pengembangan tujuan tertentu melalui unit
bisnis, area fungsional, dan departemen- departemen yang akan dinilai.
- Menkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja
yang spesifik untuk keseluruhan organisasi.
- Menjelaskan variable kunci yang akan diukur
dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi.
- Mengevaluasi kinerja actual relative
terhadap ukuran standard an pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer.
- Menyelenggarakan
pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif.
- Mendisain
struktur penghargaan yang tepat.
- Mempengaruhi
individu untuk mengubah perilaku mereka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar