PERILAKU DALAM ORGANISASI

Sistem-sistem dalam pengenalian manajemen yang baik mempengaruhi perilaku sumber daya manusia dalam mencapi keselarasan tujuan, karena system dirancang untuk menjamin bahwa tindakan individu yang diambil untuk mencapai tujuan pribadi dan untuk membantu tercapainya tujuan organisasi.

v  Goal Congruence ( Keselarasan tujuan )

Tujuan pokok system pengendalian manajemen adalah menjamin sebisa mungkin adanya goal congruence ( keselarasan tujuan ) dari masing-masing anggota kearah tujuan organisasi.

v  Faktor-Faktor Informal Yang Mempengaruhi Keselarasan Tujuan

·         Faktor Eksternal

Faktor eksternal adalah norma-norma yang tumbuh dan berkembang dalam masyarakat. Hal ini biasa disebut dengan etos kerja ( work ethic ), yang diwujudkan dalam bentuk loyalitas terhadap organisasi.

Loyalitas disini ditunjukkan oleh anggota organisasi misalnya dengan keuletan dalam bekerja, semangat dan kebanggaan dalam menjalankan tugas.

·         Faktor Internal

Aspek-aspek internal yang mempengaruhi keberhasilan pengendalian manajemen :

• Budaya ( kultur ) organisasi

• Gaya manajemen

Sikap pimpinan dibagi menjadi 2 :

• Gaya otoriter

• Gaya yang lebih mencerminkan kharismatik

Menurut Maciariello,ada 3 jenis gaya, yaitu :

o   Internal control style : masing-masing individu mempunyai gaya kepemimpinana yang berbeda, dan partisipatif.

o   Eksternal control style : tindakan ditentukan oleh pihak lain atau pemimpin dan otoriter.

o   Mix control style : partisipatif dan terarah.

o   Organisasi informal adalah adanya hubungan kerja antara satu bagian dengan bagian yang lainnya,sehingga setiap orang akan mengerti arah mana yang akan di tuju oleh perusahaan.

o   Persepsi dan komunikasi

o   Kerja sama dan konflik

v  Sistem Pengendalian Formal

Sistem pengendalian formal dibagi menjadi 2 yaitu :

1. System pengendalian manajemen

2. Peraturan ( rules )

Peraturan ( Rules )

Istilah rules menunjukkan semua bentuk pengendaliaan dan instruksi dalam formal. Peraturan disini dalam bentuk : instruksi, praktik yang dilakukan, job description, prosedur-prosedur standar operasi, petunjuk pelaksanaan dan kode etik.

Peraturan yang dibuat harus bisa membuat semua karyawan bisa mematuhi semua peraturan tersebut. 

Beberapa bentuk dari peraturan seperti yang telah disebutkan dapat dijelaskan sebagai berikut:

·         Pengendalian secara fisik ( physical control )

Contoh : penjaga keamanan,password di computer,TV monitor, atau alat lain yang mengawasi setiap orang.

·         Petunjuk pelaksanaan ( manual )

Contoh : cara pengerjaan dalam menjalankan mesin

·         System pengamanan ( safeguard system )

Cross-check terhadap bulti transaksi seperti memberi tanda tangan otorisasi setiap unit penjualan dan pembelian.

·         System pengendalian tugas ( task control system )

Contoh : mealkukan pengecekan dan monitoring untuk menyakinkan bahwa setiap produk itu sudah melewati uji kelayakan.

v  Proses Pengendalian Formal

Proses pengendalian formal pada dasarnya meliputi tahap-tahap tertentu yan secara terus-menerus bekerja dari tahun ke tahun. 

Jenis Organisasi

1.      Organisasi Fungsional

Stuktur fungsional membagi tugas sesuai keahlian masing-masing dan manajer bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.

Keuntungan organisasi fungsional adalah efisiensi. Selain itu kegiatan yang sama dalam organisasi disatukan sehingga lebih efektif.

Kelemahan organisasi fungsional :

·         Tidak ada cara yang tepat untuk perencaan kerja masing-masing fungsi yang terpisah pada level bawah suatu organisasi.

·         Dalam organisasi fungsional perencanaan dibuat oleh pimpinan puncak karena diperlukan suatu koordinasi dari masing-masing fungsi yang mengkrontribusikan output lainnya.

·         Sulit untuk mengukur efektifitas mmasing-masing fungsi.

·         Kesulitan untuk melakukan perencanaan.

·         Masalah antar fungsi hanya bisa diselesaikan oleh pusat.

·         Tidak sesuai untuk orang yang melakukan diversifikasi.

·         Mudah terjadi konflik antar fungsi.

Organisasi fungsional biasanya digunakan oleh perusahaan yang menghasilkan satu jenis produk, karena bagian produksi dipisahkan dengan pemasaran dan setiap bagian memiliki keahlian masing-masing.

2.      Organisasi Unit Bisnis

Unit bisnis didesain untuk mengatasi kelemahan pada tipe fungsional. Unit bisnis atau divisi bertanggung jawab atas fungsi produk dan pemasaran.

Kelemahan : manajer unit bisnis tidak mempunyai kekuasaan yang lengkap, karena kemungkinan unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan dalam sebuah organisasi fungsional yang dikerjakan oleh kantor pusat .

Keuntungan : merupakan tempat yang cocok untuk latihan manajerial. Unit bisnis sanat dekat dengan pasar bagi produk-produknya dari pada kantor pusat , maka para manajer unit bisnis bisa membuat keputusan produksi dan pemasaran yang lebih masuk akal dari pada keputusan yang dibuat oleh kantor pusat dan unit bisnis dapat memberikan reaksi terhadap ancaman atau peluang bisnis lebih cepat.

3.      Organisasi Matriks

Dalam organisasi matriks untuk melakukan suatu proyek, manajer suatu proyek selain bertanggung jawab atas proyeknya juga bertanggung jawab terhadap unit fungsional.

4.      Implikasi atas desain system

Dari tipe organisasi diatas dapat disimpulakn system yang abgus harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan mengingat tidak semua system bisa diterapkan dalam suatu organisasi.

v  Fungsi Controller

Controller adalah orang yang bertugas merancang dan mengawasi kegiatan untuk menjamin keberhasilan system pengendalian manajemen kearah pencapaian tujuan.

Fungsi controller :

·         Merancang, menjalankan informasi dan mengawasi system

·         Menyiapkan laporan keuangan dan pelaporan keuangan kepada pemenga saham

·         Menyiapkan dan menganalisis prestasi dan membantu pimpinan untuk memahami laporan, menganalisis proposal, anggaran dan program, mengkoordinasi rencana anggaran masing-masing untuk dijadikan rencana anggaran tahunan.

·         Mengawasi prosedur internal dan eksternal audit untuk mencapai validitas data.

·         Membantu mengembangkan kemampuan masing-masing orang dengan cara pelatihan yang berhubungan dengan fungsi controller.

v  Hubungan Dengan Organisasi Lini

Fungsi pengawasan adalah fungsi staf. Controller juga bertanggung jawab atas pengembangan dan analisis ukuran pengendalian dan rekomendasi atas tindakan yang diambil manajemen. Seorang controller tidak membuat atau menguatkan keputusan manajemen. Seorang controller membuat suatu keputusan. Misalnya anggota bagian controller memutuskan biaya yang layak atas biaya perjalanan dinas. Controller memainkan peran yang penting dalam penyiapan rencana strategis. Controller unit bisnis mempunyai loyalotas yang terbagi menjadi 2 yaitu :

·         Dotted line

Controller unit bisnis melaporkan pada manajer unit bisnis. Hal ini berarti bahwa manajer unit bisnis mempunyai kekuasaan dalam hal sewa,pelatihan, transfer, kompensasi, promosi dan memberhentikan unit bisnis.

·         Solid line

Masalah yang muncul : Controller unit bisnis bekerja hanya untuk manajer unit bisnis, ada kemungkinan dia tidak leluasa dalam mengawasi anggaran yang diususlkan atau melaporkan tidak lengkap atas kinerjanya. Controller unit bisnis bekerja hanya untuk controller perusahaan,manajer unit bisnis bisa mengira controller tersebut mata-mata yang dikirim oleh kantor pusat untuk mengawasi kegiatan manajer unit bisnis.

v  PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI

            Perilaku manusia sangat berbeda antara satu dengan lainnya. Perilaku itu sendiri adalah suatu fungsi dari interaksi antara seseorang individu dengan lingkungannya. Ditilik dari sifatnya, perbedaan perilaku manusia itu disebabkan karena kemampuan, kebutuhan, cara berpikir untuk menentukan pilihan perilaku, pengalaman, dan reaksi affektifnya berbeda satu sama lain.
            Pendekatan yang sering dipergunakan untuk memahami perilaku manusia adalah; pendekatan kognitif, reinforcement, dan psikoanalitis. Berikut penjelasan ketiga pendekatan tersebut dilihat dari; penekanannya, penyebab timbulnya perilaku, prosesnya, kepentingan masa lalu di dalam menentukan perilaku, tingkat kesadaran, dan data yang dipergunakan.

1.      Penekanan.

o   Pendekatan kognitif menekankan mental internal seperti berpikir dan menimbang. Penafsiran individu tentang lingkungan dipertimbangkan lebih penting dari lingkungan itu sendiri.

o   Pendekatan penguatan (reinforcement) menekankan pada peranan lingkungan dalam perilaku manusia. Lingkungan dipandang sebagai suatu sumber stimuli yang dapat menghasilkan dan memperkuat respon perilaku.

o   Pendekatan psikoanalitis menekankan peranan sistem personalitas di dalam menentukan sesuatu perilaku. Lingkungan dipertimbangkan sepanjang hanya sebagai ego yang berinteraksi dengannya untuk memuaskan keinginan.

2.      Penyebab Timbulnya Perilaku

o   Pendekatan kognitif, perilaku dikatakan timbul dari ketidakseimbangan atau ketidaksesuaian pada struktur kognitif, yang dapat dihasilkan dari persepsi tentang lingkungan.

o   Pendekatan reinforcement menyatakan bahwa perilaku itu ditentukan oleh stimuli lingkungan baik sebelum terjadinya perilaku maupun sebagai hasil dari perilaku.

o   Menurut pendekatan psikoanalitis, perilaku itu ditimbulkan oleh tegangan (tensions) yang dihasilkan oleh tidak tercapainya keinginan.

3.      Proses.

o   Pendekatan kognitif menyatakan bahwa kognisi (pengetahuan dan pengalaman) adalah proses mental, yang saling menyempurnakan dengan struktur kognisi yang ada. Dan akibat ketidak sesuaian (inconsistency) dalam struktur menghasilkan perilaku yang dapat mengurangi ketidak sesuaian tersebut.

o   Pendekatan reinforcement, lingkungan yang beraksi dalam diri individu mengundang respon yang ditentukan oleh sejarah. Sifat dari reaksi lingkungan pada respon tersebut menentukan kecenderungan perilaku masa mendatang.

o   Dalam pendekatan psikoanalitis, keinginan dan harapan dihasilkan dalam Id kemudian diproses oleh Ego dibawah pengamatan Superego.

4.      Kepentingan Masa lalu dalam menentukan Perilaku.

o   Pendekatan kognitif tidak memperhitungkan masa lalu (ahistoric). Pengalaman masa lalu hanya menentukan pada struktur kognitif, dan perilaku adalah suatu fungsi dari pernyataan masa sekarang dari sistem kognitif seseorang, tanpa memperhatikan proses masuknya dalam sistem.

o   Teori reinforcement bersifat historic. Suatu respon seseorang pada suatu stimulus tertentu adalah menjadi suatu fungsi dari sejarah lingkungannya.

o   Menurut pendekatan psikoanalitis, masa lalu seseorang dapat menjadikan suatu penentu yang relatif penting bagi perilakunya. Kekuatan yang relatif dari Id, Ego dan Superego ditentukan oleh interaksi dan pengembangannya dimasa lalu.

5.      Tingkat dari Kesadaran.

o   Dalam pendekatan kognitif memang ada aneka ragam tingkatan kesadaran, tetapi dalam kegiatan mental yang sadar seperti mengetahui, berpikir dan memahami, dipertimbangkan sangat penting.

o   Dalam teori reinforcement, tidak ada perbedaan antara sadar dan tidak. Biasanya aktifitas mental dipertimbangkan menjadi bentuk lain dari perilaku dan tidak dihubungkan dengan kasus kekuasaan apapun. Aktifitas mental seperti berpikir dan berperasaan dapat saja diikuti dengan perilaku yang terbuka, tetapi bukan berarti bahwa berpikir dan berperasaan dapat menyebabkan terjadinya perilaku terbuka.

o   Pendekatan psikoanalitis hampir sebagian besar aktifitas mental adalah tidak sadar. Aktifitas tidak sadar dari Id dan Superego secara luas menentukan perilaku.

6.      Data.

o   Dalam pendekatan kognitif, data atas sikap, nilai, pengertian dan pengharapan pada dasarnya dikumpulkan lewat survey dan kuestioner.

o   Pendekatan reinforcement mengukur stimuli lingkungan dan respon materi atau fisik yang dapat diamati, lewat observasi langsung atau dengan pertolongan sarana teknologi.

o   Pendekatan psikoanalitis menggunakan data ekspresi dari keinginan, harapan, dan bukti penekanan dan bloking dari keinginan tersebut lewat analisa mimpi, asosiasi bebas, teknik proyektif, dan hipnotis.